# Presentation CCDS - Portail des associations

## 1. Vision generale

Le portail des associations de la CCDS a ete concu comme une plateforme centralisee pour simplifier, structurer et moderniser les relations entre les associations du territoire, les services administratifs et les equipes logistiques.

L'objectif du site n'est pas seulement de mettre des formulaires en ligne, mais de creer un veritable outil de pilotage pour :

- accompagner les associations dans leurs demarches ;
- centraliser les informations utiles sur le tissu associatif ;
- fluidifier l'instruction des demandes ;
- suivre la mise a disposition et la restitution du materiel ;
- offrir a l'administration une vision claire, rapide et exploitable de l'activite.

## 2. Objectifs du portail

Le portail repond a plusieurs besoins concrets de la CCDS :

- rendre les demarches associatives plus simples et plus lisibles ;
- fiabiliser les informations sur les associations du territoire ;
- reduire les echanges disperses par email ou papier ;
- suivre l'etat des demandes en temps reel ;
- mieux organiser la logistique materielle et les restitutions ;
- renforcer la tracabilite administrative.

## 3. Espace association

Chaque association dispose d'un espace dedie lui permettant de :

- creer et gerer son compte ;
- completer son profil ;
- renseigner ses informations generales ;
- ajouter ses thematiques d'activite ;
- declarer sa gouvernance ;
- deposer ses documents obligatoires ;
- suivre ses demandes ;
- modifier ses demandes quand cela est autorise ;
- consulter l'annuaire et la carte des associations.

### Informations association gerees

Le portail permet notamment d'enregistrer :

- nom de l'association ;
- adresse ;
- commune ;
- email ;
- telephone ;
- site web ;
- liens Facebook et Instagram ;
- numero RNA ;
- numero SIRET ;
- thematiques multiples ;
- gouvernance avec representant legal principal et membres complementaires.

## 4. Annuaire public des associations

Le site integre un annuaire public enrichi permettant de consulter les associations du territoire.

### Fonctions disponibles

- consultation publique sans connexion ;
- recherche par nom, ville, SIRET ou RNA ;
- filtres par commune ;
- filtres par thematique ;
- affichage des informations principales ;
- acces a la fiche publique detaillee ;
- acces direct aux reseaux sociaux quand ils existent.

### Donnees visibles

Selon les informations disponibles, l'annuaire peut afficher :

- nom de l'association ;
- adresse ;
- ville ;
- email ;
- site web ;
- Facebook ;
- Instagram ;
- numero RNA ;
- numero SIRET ;
- thematiques ;
- fiche publique complete.

## 5. Carte des associations

Le portail dispose d'une carte publique et administrative qui ne se limite pas a une simple visualisation.

### Niveaux de lecture de la carte

- **Annuaire geographique** : visualisation des associations et de leur implantation ;
- **Densite d'implantation** : lecture des concentrations par zone ;
- **Flux logistique evenementiel** : suivi administratif des mouvements materiels et des missions.

### Fonctions integrees

- regroupement dynamique des points ;
- filtres par commune, thematique et recherche texte ;
- rayon autour de la position utilisateur ;
- fiche detaillee au clic ;
- lecture logistique reservee a l'administration connectee.

## 6. Gestion des demandes

Le portail permet aux associations de formuler plusieurs types de demandes en ligne.

### Types de demandes deja integres

- demande de salle ;
- demande de materiel evenementiel ;
- autres demandes administratives selon les categories prevues par le portail.

### Fonctions cote association

- creation de demande ;
- duplication d'une demande existante ;
- edition avant soumission ;
- suivi du statut ;
- ajout de pieces selon les cas.

### Fonctions cote administration

- visualisation centralisee ;
- filtrage par statut et type ;
- validation ou refus ;
- commentaires administratifs ;
- traitement des dossiers ;
- generation de PDF selon les besoins ;
- diffusion interne apres validation.

## 7. Module logistique materiel

Le site integre un vrai module de suivi logistique du materiel evenementiel.

### Principes

- une demande validee peut etre assignee a un service ou un agent ;
- le suivi de restitution est automatise ;
- les delais sont pilotables depuis l'administration ;
- les statuts sont visibles dans le tableau de bord et dans le module logistique.

### Statuts logistiques

- A attribuer ;
- Planifie ;
- Sur le terrain ;
- Alerte / retard ;
- Retour conforme ;
- Litige / degradation.

### Capacites du module

- assignation d'un service ou agent ;
- envoi automatique du lien de restitution ;
- relance et suivi des retards ;
- PDF associe au dossier ;
- tracabilite des actions.

## 8. Restitution terrain sur smartphone

Une interface mobile terrain a ete mise en place pour permettre aux agents de realiser la restitution sans installer d'application.

### Fonctions

- lien web securise ;
- formulaire mobile responsive ;
- conforme / non conforme ;
- observations standardisees ;
- signatures tactiles ;
- horodatage serveur ;
- geolocalisation optionnelle non bloquante ;
- generation du PDF finalise ;
- notification aux destinataires concernes.

### Robustesse terrain

Le systeme a ete pense pour les contraintes reelles :

- le GPS n'est pas bloquant ;
- le delai de recuperation est configurable ;
- l'heure finale vient du serveur ;
- les informations restent exploitables meme en contexte reseau imparfait.

## 9. Diffusion interne et messagerie

Le portail embarque un module de messagerie et de diffusion interne configurable dans l'administration.

### Possibilites

- configuration SMTP depuis l'admin ;
- support OVH / Zimbra, Gmail, Outlook et SMTP personnalise ;
- envoi d'emails de test ;
- services de diffusion interne enregistrables ;
- selection rapide des destinataires ;
- emails plus propres et plus professionnels ;
- ajout du PDF en piece jointe selon le contexte.

## 10. Administration centralisee

La partie administration a ete pensee comme un veritable centre de pilotage.

### Modules admin disponibles

- tableau de bord ;
- demandes ;
- associations ;
- annuaire / bordereau ;
- calendrier ;
- logistique ;
- utilisateurs ;
- diffusion ;
- apparence ;
- audit.

### Tableau de bord admin

Le dashboard admin met en avant :

- les alertes urgentes ;
- les retards de restitution ;
- les litiges a traiter ;
- les demandes en attente ;
- les flux du jour ;
- un mini-calendrier de tension ;
- les indicateurs d'usage du materiel ;
- les derniers logs du journal d'audit.

## 11. Gestion des comptes administrateurs

Le portail permet de gerer les comptes administrateurs directement depuis l'interface.

### Fonctions

- creation de nouveaux comptes ;
- choix des roles ;
- activation / desactivation ;
- modification des informations ;
- garde-fous sur les super administrateurs.

## 12. Journal d'audit

Le site inclut un journal d'audit permettant de conserver une trace des actions sensibles.

### Suivi possible

- qui a traite un dossier ;
- qui a modifie un reglage ;
- qui a assigne un service ;
- quand une restitution a ete cloturee ;
- adresse IP disponible selon le contexte.

## 13. Apparence et personnalisation

Le portail peut etre personnalise depuis l'administration.

### Elements modifiables

- couleurs principales ;
- mode visuel ;
- illustration d'accueil ;
- presentation generale du portail.

## 14. Valeur ajoutee pour la CCDS

Le portail apporte une valeur forte a plusieurs niveaux :

- meilleure lisibilite du tissu associatif ;
- gain de temps administratif ;
- meilleure circulation de l'information ;
- diminution des pertes de suivi ;
- professionnalisation de la relation avec les associations ;
- meilleure maitrise de la logistique materielle ;
- vision plus strategique du territoire.

## 15. Ambition du projet

Ce site n'est pas seulement un portail de depot de dossiers.

Il devient progressivement :

- un annuaire territorial enrichi ;
- un centre de gestion des demandes ;
- un tableau de bord logistique ;
- un outil de suivi terrain ;
- un support de pilotage pour la CCDS.

L'ambition generale est de disposer d'un systeme coherent, evolutif et centralise, capable d'accompagner a la fois les besoins des associations, les contraintes du terrain et les exigences de l'administration.

## 16. Conclusion

Le portail des associations de la CCDS constitue aujourd'hui une base solide, deja operationnelle, qui relie :

- la relation association ;
- l'administration ;
- la cartographie ;
- le calendrier ;
- le stock ;
- la logistique ;
- et la tracabilite.

Il peut etre presente comme un outil numerique structurant au service du territoire, de ses associations et de l'organisation interne de la CCDS.
