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# Presentation CCDS - Portail des associations
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## 1. Vision generale
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Le portail des associations de la CCDS a ete concu comme une plateforme centralisee pour simplifier, structurer et moderniser les relations entre les associations du territoire, les services administratifs et les equipes logistiques.
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L'objectif du site n'est pas seulement de mettre des formulaires en ligne, mais de creer un veritable outil de pilotage pour :
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- accompagner les associations dans leurs demarches ;
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- centraliser les informations utiles sur le tissu associatif ;
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- fluidifier l'instruction des demandes ;
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- suivre la mise a disposition et la restitution du materiel ;
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- offrir a l'administration une vision claire, rapide et exploitable de l'activite.
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## 2. Objectifs du portail
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Le portail repond a plusieurs besoins concrets de la CCDS :
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- rendre les demarches associatives plus simples et plus lisibles ;
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- fiabiliser les informations sur les associations du territoire ;
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- reduire les echanges disperses par email ou papier ;
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- suivre l'etat des demandes en temps reel ;
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- mieux organiser la logistique materielle et les restitutions ;
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- renforcer la tracabilite administrative.
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## 3. Espace association
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Chaque association dispose d'un espace dedie lui permettant de :
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- creer et gerer son compte ;
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- completer son profil ;
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- renseigner ses informations generales ;
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- ajouter ses thematiques d'activite ;
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- declarer sa gouvernance ;
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- deposer ses documents obligatoires ;
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- suivre ses demandes ;
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- modifier ses demandes quand cela est autorise ;
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- consulter l'annuaire et la carte des associations.
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### Informations association gerees
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Le portail permet notamment d'enregistrer :
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- nom de l'association ;
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- adresse ;
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- commune ;
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- email ;
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- telephone ;
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- site web ;
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- liens Facebook et Instagram ;
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- numero RNA ;
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- numero SIRET ;
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- thematiques multiples ;
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- gouvernance avec representant legal principal et membres complementaires.
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## 4. Annuaire public des associations
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Le site integre un annuaire public enrichi permettant de consulter les associations du territoire.
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### Fonctions disponibles
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- consultation publique sans connexion ;
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- recherche par nom, ville, SIRET ou RNA ;
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- filtres par commune ;
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- filtres par thematique ;
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- affichage des informations principales ;
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- acces a la fiche publique detaillee ;
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- acces direct aux reseaux sociaux quand ils existent.
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### Donnees visibles
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Selon les informations disponibles, l'annuaire peut afficher :
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- nom de l'association ;
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- adresse ;
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- ville ;
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- email ;
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- site web ;
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- Facebook ;
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- Instagram ;
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- numero RNA ;
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- numero SIRET ;
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- thematiques ;
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- fiche publique complete.
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## 5. Carte des associations
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Le portail dispose d'une carte publique et administrative qui ne se limite pas a une simple visualisation.
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### Niveaux de lecture de la carte
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- **Annuaire geographique** : visualisation des associations et de leur implantation ;
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- **Densite d'implantation** : lecture des concentrations par zone ;
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- **Flux logistique evenementiel** : suivi administratif des mouvements materiels et des missions.
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### Fonctions integrees
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- regroupement dynamique des points ;
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- filtres par commune, thematique et recherche texte ;
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- rayon autour de la position utilisateur ;
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- fiche detaillee au clic ;
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- lecture logistique reservee a l'administration connectee.
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## 6. Gestion des demandes
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Le portail permet aux associations de formuler plusieurs types de demandes en ligne.
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### Types de demandes deja integres
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- demande de salle ;
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- demande de materiel evenementiel ;
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- autres demandes administratives selon les categories prevues par le portail.
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### Fonctions cote association
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- creation de demande ;
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- duplication d'une demande existante ;
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- edition avant soumission ;
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- suivi du statut ;
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- ajout de pieces selon les cas.
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### Fonctions cote administration
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- visualisation centralisee ;
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- filtrage par statut et type ;
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- validation ou refus ;
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- commentaires administratifs ;
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- traitement des dossiers ;
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- generation de PDF selon les besoins ;
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- diffusion interne apres validation.
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## 7. Module logistique materiel
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Le site integre un vrai module de suivi logistique du materiel evenementiel.
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### Principes
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- une demande validee peut etre assignee a un service ou un agent ;
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- le suivi de restitution est automatise ;
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- les delais sont pilotables depuis l'administration ;
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- les statuts sont visibles dans le tableau de bord et dans le module logistique.
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### Statuts logistiques
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- A attribuer ;
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- Planifie ;
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- Sur le terrain ;
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- Alerte / retard ;
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- Retour conforme ;
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- Litige / degradation.
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### Capacites du module
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- assignation d'un service ou agent ;
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- envoi automatique du lien de restitution ;
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- relance et suivi des retards ;
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- PDF associe au dossier ;
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- tracabilite des actions.
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## 8. Restitution terrain sur smartphone
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Une interface mobile terrain a ete mise en place pour permettre aux agents de realiser la restitution sans installer d'application.
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### Fonctions
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- lien web securise ;
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- formulaire mobile responsive ;
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- conforme / non conforme ;
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- observations standardisees ;
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- signatures tactiles ;
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- horodatage serveur ;
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- geolocalisation optionnelle non bloquante ;
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- generation du PDF finalise ;
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- notification aux destinataires concernes.
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### Robustesse terrain
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Le systeme a ete pense pour les contraintes reelles :
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- le GPS n'est pas bloquant ;
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- le delai de recuperation est configurable ;
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- l'heure finale vient du serveur ;
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- les informations restent exploitables meme en contexte reseau imparfait.
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## 9. Diffusion interne et messagerie
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Le portail embarque un module de messagerie et de diffusion interne configurable dans l'administration.
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### Possibilites
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- configuration SMTP depuis l'admin ;
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- support OVH / Zimbra, Gmail, Outlook et SMTP personnalise ;
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- envoi d'emails de test ;
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- services de diffusion interne enregistrables ;
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- selection rapide des destinataires ;
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- emails plus propres et plus professionnels ;
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- ajout du PDF en piece jointe selon le contexte.
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## 10. Administration centralisee
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La partie administration a ete pensee comme un veritable centre de pilotage.
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### Modules admin disponibles
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- tableau de bord ;
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- demandes ;
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- associations ;
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- annuaire / bordereau ;
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- calendrier ;
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- logistique ;
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- utilisateurs ;
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- diffusion ;
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- apparence ;
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- audit.
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### Tableau de bord admin
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Le dashboard admin met en avant :
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- les alertes urgentes ;
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- les retards de restitution ;
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- les litiges a traiter ;
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- les demandes en attente ;
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- les flux du jour ;
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- un mini-calendrier de tension ;
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- les indicateurs d'usage du materiel ;
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- les derniers logs du journal d'audit.
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## 11. Gestion des comptes administrateurs
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Le portail permet de gerer les comptes administrateurs directement depuis l'interface.
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### Fonctions
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- creation de nouveaux comptes ;
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- choix des roles ;
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- activation / desactivation ;
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- modification des informations ;
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- garde-fous sur les super administrateurs.
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## 12. Journal d'audit
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Le site inclut un journal d'audit permettant de conserver une trace des actions sensibles.
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### Suivi possible
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- qui a traite un dossier ;
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- qui a modifie un reglage ;
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- qui a assigne un service ;
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- quand une restitution a ete cloturee ;
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- adresse IP disponible selon le contexte.
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## 13. Apparence et personnalisation
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Le portail peut etre personnalise depuis l'administration.
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### Elements modifiables
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- couleurs principales ;
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- mode visuel ;
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- illustration d'accueil ;
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- presentation generale du portail.
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## 14. Valeur ajoutee pour la CCDS
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Le portail apporte une valeur forte a plusieurs niveaux :
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- meilleure lisibilite du tissu associatif ;
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- gain de temps administratif ;
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- meilleure circulation de l'information ;
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- diminution des pertes de suivi ;
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- professionnalisation de la relation avec les associations ;
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- meilleure maitrise de la logistique materielle ;
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- vision plus strategique du territoire.
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## 15. Ambition du projet
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Ce site n'est pas seulement un portail de depot de dossiers.
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Il devient progressivement :
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- un annuaire territorial enrichi ;
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- un centre de gestion des demandes ;
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- un tableau de bord logistique ;
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- un outil de suivi terrain ;
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- un support de pilotage pour la CCDS.
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L'ambition generale est de disposer d'un systeme coherent, evolutif et centralise, capable d'accompagner a la fois les besoins des associations, les contraintes du terrain et les exigences de l'administration.
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## 16. Conclusion
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Le portail des associations de la CCDS constitue aujourd'hui une base solide, deja operationnelle, qui relie :
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- la relation association ;
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- l'administration ;
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- la cartographie ;
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- le calendrier ;
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- le stock ;
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- la logistique ;
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- et la tracabilite.
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Il peut etre presente comme un outil numerique structurant au service du territoire, de ses associations et de l'organisation interne de la CCDS.
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