302 lines
8.5 KiB
Markdown
302 lines
8.5 KiB
Markdown
# Presentation CCDS - Portail des associations
|
|
|
|
## 1. Vision generale
|
|
|
|
Le portail des associations de la CCDS a ete concu comme une plateforme centralisee pour simplifier, structurer et moderniser les relations entre les associations du territoire, les services administratifs et les equipes logistiques.
|
|
|
|
L'objectif du site n'est pas seulement de mettre des formulaires en ligne, mais de creer un veritable outil de pilotage pour :
|
|
|
|
- accompagner les associations dans leurs demarches ;
|
|
- centraliser les informations utiles sur le tissu associatif ;
|
|
- fluidifier l'instruction des demandes ;
|
|
- suivre la mise a disposition et la restitution du materiel ;
|
|
- offrir a l'administration une vision claire, rapide et exploitable de l'activite.
|
|
|
|
## 2. Objectifs du portail
|
|
|
|
Le portail repond a plusieurs besoins concrets de la CCDS :
|
|
|
|
- rendre les demarches associatives plus simples et plus lisibles ;
|
|
- fiabiliser les informations sur les associations du territoire ;
|
|
- reduire les echanges disperses par email ou papier ;
|
|
- suivre l'etat des demandes en temps reel ;
|
|
- mieux organiser la logistique materielle et les restitutions ;
|
|
- renforcer la tracabilite administrative.
|
|
|
|
## 3. Espace association
|
|
|
|
Chaque association dispose d'un espace dedie lui permettant de :
|
|
|
|
- creer et gerer son compte ;
|
|
- completer son profil ;
|
|
- renseigner ses informations generales ;
|
|
- ajouter ses thematiques d'activite ;
|
|
- declarer sa gouvernance ;
|
|
- deposer ses documents obligatoires ;
|
|
- suivre ses demandes ;
|
|
- modifier ses demandes quand cela est autorise ;
|
|
- consulter l'annuaire et la carte des associations.
|
|
|
|
### Informations association gerees
|
|
|
|
Le portail permet notamment d'enregistrer :
|
|
|
|
- nom de l'association ;
|
|
- adresse ;
|
|
- commune ;
|
|
- email ;
|
|
- telephone ;
|
|
- site web ;
|
|
- liens Facebook et Instagram ;
|
|
- numero RNA ;
|
|
- numero SIRET ;
|
|
- thematiques multiples ;
|
|
- gouvernance avec representant legal principal et membres complementaires.
|
|
|
|
## 4. Annuaire public des associations
|
|
|
|
Le site integre un annuaire public enrichi permettant de consulter les associations du territoire.
|
|
|
|
### Fonctions disponibles
|
|
|
|
- consultation publique sans connexion ;
|
|
- recherche par nom, ville, SIRET ou RNA ;
|
|
- filtres par commune ;
|
|
- filtres par thematique ;
|
|
- affichage des informations principales ;
|
|
- acces a la fiche publique detaillee ;
|
|
- acces direct aux reseaux sociaux quand ils existent.
|
|
|
|
### Donnees visibles
|
|
|
|
Selon les informations disponibles, l'annuaire peut afficher :
|
|
|
|
- nom de l'association ;
|
|
- adresse ;
|
|
- ville ;
|
|
- email ;
|
|
- site web ;
|
|
- Facebook ;
|
|
- Instagram ;
|
|
- numero RNA ;
|
|
- numero SIRET ;
|
|
- thematiques ;
|
|
- fiche publique complete.
|
|
|
|
## 5. Carte des associations
|
|
|
|
Le portail dispose d'une carte publique et administrative qui ne se limite pas a une simple visualisation.
|
|
|
|
### Niveaux de lecture de la carte
|
|
|
|
- **Annuaire geographique** : visualisation des associations et de leur implantation ;
|
|
- **Densite d'implantation** : lecture des concentrations par zone ;
|
|
- **Flux logistique evenementiel** : suivi administratif des mouvements materiels et des missions.
|
|
|
|
### Fonctions integrees
|
|
|
|
- regroupement dynamique des points ;
|
|
- filtres par commune, thematique et recherche texte ;
|
|
- rayon autour de la position utilisateur ;
|
|
- fiche detaillee au clic ;
|
|
- lecture logistique reservee a l'administration connectee.
|
|
|
|
## 6. Gestion des demandes
|
|
|
|
Le portail permet aux associations de formuler plusieurs types de demandes en ligne.
|
|
|
|
### Types de demandes deja integres
|
|
|
|
- demande de salle ;
|
|
- demande de materiel evenementiel ;
|
|
- autres demandes administratives selon les categories prevues par le portail.
|
|
|
|
### Fonctions cote association
|
|
|
|
- creation de demande ;
|
|
- duplication d'une demande existante ;
|
|
- edition avant soumission ;
|
|
- suivi du statut ;
|
|
- ajout de pieces selon les cas.
|
|
|
|
### Fonctions cote administration
|
|
|
|
- visualisation centralisee ;
|
|
- filtrage par statut et type ;
|
|
- validation ou refus ;
|
|
- commentaires administratifs ;
|
|
- traitement des dossiers ;
|
|
- generation de PDF selon les besoins ;
|
|
- diffusion interne apres validation.
|
|
|
|
## 7. Module logistique materiel
|
|
|
|
Le site integre un vrai module de suivi logistique du materiel evenementiel.
|
|
|
|
### Principes
|
|
|
|
- une demande validee peut etre assignee a un service ou un agent ;
|
|
- le suivi de restitution est automatise ;
|
|
- les delais sont pilotables depuis l'administration ;
|
|
- les statuts sont visibles dans le tableau de bord et dans le module logistique.
|
|
|
|
### Statuts logistiques
|
|
|
|
- A attribuer ;
|
|
- Planifie ;
|
|
- Sur le terrain ;
|
|
- Alerte / retard ;
|
|
- Retour conforme ;
|
|
- Litige / degradation.
|
|
|
|
### Capacites du module
|
|
|
|
- assignation d'un service ou agent ;
|
|
- envoi automatique du lien de restitution ;
|
|
- relance et suivi des retards ;
|
|
- PDF associe au dossier ;
|
|
- tracabilite des actions.
|
|
|
|
## 8. Restitution terrain sur smartphone
|
|
|
|
Une interface mobile terrain a ete mise en place pour permettre aux agents de realiser la restitution sans installer d'application.
|
|
|
|
### Fonctions
|
|
|
|
- lien web securise ;
|
|
- formulaire mobile responsive ;
|
|
- conforme / non conforme ;
|
|
- observations standardisees ;
|
|
- signatures tactiles ;
|
|
- horodatage serveur ;
|
|
- geolocalisation optionnelle non bloquante ;
|
|
- generation du PDF finalise ;
|
|
- notification aux destinataires concernes.
|
|
|
|
### Robustesse terrain
|
|
|
|
Le systeme a ete pense pour les contraintes reelles :
|
|
|
|
- le GPS n'est pas bloquant ;
|
|
- le delai de recuperation est configurable ;
|
|
- l'heure finale vient du serveur ;
|
|
- les informations restent exploitables meme en contexte reseau imparfait.
|
|
|
|
## 9. Diffusion interne et messagerie
|
|
|
|
Le portail embarque un module de messagerie et de diffusion interne configurable dans l'administration.
|
|
|
|
### Possibilites
|
|
|
|
- configuration SMTP depuis l'admin ;
|
|
- support OVH / Zimbra, Gmail, Outlook et SMTP personnalise ;
|
|
- envoi d'emails de test ;
|
|
- services de diffusion interne enregistrables ;
|
|
- selection rapide des destinataires ;
|
|
- emails plus propres et plus professionnels ;
|
|
- ajout du PDF en piece jointe selon le contexte.
|
|
|
|
## 10. Administration centralisee
|
|
|
|
La partie administration a ete pensee comme un veritable centre de pilotage.
|
|
|
|
### Modules admin disponibles
|
|
|
|
- tableau de bord ;
|
|
- demandes ;
|
|
- associations ;
|
|
- annuaire / bordereau ;
|
|
- calendrier ;
|
|
- logistique ;
|
|
- utilisateurs ;
|
|
- diffusion ;
|
|
- apparence ;
|
|
- audit.
|
|
|
|
### Tableau de bord admin
|
|
|
|
Le dashboard admin met en avant :
|
|
|
|
- les alertes urgentes ;
|
|
- les retards de restitution ;
|
|
- les litiges a traiter ;
|
|
- les demandes en attente ;
|
|
- les flux du jour ;
|
|
- un mini-calendrier de tension ;
|
|
- les indicateurs d'usage du materiel ;
|
|
- les derniers logs du journal d'audit.
|
|
|
|
## 11. Gestion des comptes administrateurs
|
|
|
|
Le portail permet de gerer les comptes administrateurs directement depuis l'interface.
|
|
|
|
### Fonctions
|
|
|
|
- creation de nouveaux comptes ;
|
|
- choix des roles ;
|
|
- activation / desactivation ;
|
|
- modification des informations ;
|
|
- garde-fous sur les super administrateurs.
|
|
|
|
## 12. Journal d'audit
|
|
|
|
Le site inclut un journal d'audit permettant de conserver une trace des actions sensibles.
|
|
|
|
### Suivi possible
|
|
|
|
- qui a traite un dossier ;
|
|
- qui a modifie un reglage ;
|
|
- qui a assigne un service ;
|
|
- quand une restitution a ete cloturee ;
|
|
- adresse IP disponible selon le contexte.
|
|
|
|
## 13. Apparence et personnalisation
|
|
|
|
Le portail peut etre personnalise depuis l'administration.
|
|
|
|
### Elements modifiables
|
|
|
|
- couleurs principales ;
|
|
- mode visuel ;
|
|
- illustration d'accueil ;
|
|
- presentation generale du portail.
|
|
|
|
## 14. Valeur ajoutee pour la CCDS
|
|
|
|
Le portail apporte une valeur forte a plusieurs niveaux :
|
|
|
|
- meilleure lisibilite du tissu associatif ;
|
|
- gain de temps administratif ;
|
|
- meilleure circulation de l'information ;
|
|
- diminution des pertes de suivi ;
|
|
- professionnalisation de la relation avec les associations ;
|
|
- meilleure maitrise de la logistique materielle ;
|
|
- vision plus strategique du territoire.
|
|
|
|
## 15. Ambition du projet
|
|
|
|
Ce site n'est pas seulement un portail de depot de dossiers.
|
|
|
|
Il devient progressivement :
|
|
|
|
- un annuaire territorial enrichi ;
|
|
- un centre de gestion des demandes ;
|
|
- un tableau de bord logistique ;
|
|
- un outil de suivi terrain ;
|
|
- un support de pilotage pour la CCDS.
|
|
|
|
L'ambition generale est de disposer d'un systeme coherent, evolutif et centralise, capable d'accompagner a la fois les besoins des associations, les contraintes du terrain et les exigences de l'administration.
|
|
|
|
## 16. Conclusion
|
|
|
|
Le portail des associations de la CCDS constitue aujourd'hui une base solide, deja operationnelle, qui relie :
|
|
|
|
- la relation association ;
|
|
- l'administration ;
|
|
- la cartographie ;
|
|
- le calendrier ;
|
|
- le stock ;
|
|
- la logistique ;
|
|
- et la tracabilite.
|
|
|
|
Il peut etre presente comme un outil numerique structurant au service du territoire, de ses associations et de l'organisation interne de la CCDS.
|